PS REFERO

zarządzanie obiegiem dokumentów

Korzyści

Korzyści

Zmniejszenie czasu prowadzenia dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów wraz z informatycznym wsparciem obsługi procesu pozwala na kilkukrotne skrócenie czasu procedowania dokumentów i wprowadza uporządkowany model pracy z wieloma sprawami/dokumentami  jednocześnie.

Ograniczenie pracy z papierowymi dokumentami

Brak fizycznej pracy związanej z koniecznością drukowania, przenoszenia, podpisywania, skanowania i archiwizowania papierowych dokumentów.

Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala uniknąć błędów związanych z nieodpowiednim zaadresowaniem sprawy,  jej opisem lub błędnym powiązaniem z innymi sprawami i dokumentami. Nieocenioną rolę w monitorowaniu poprawności treści tworzonego dokumentu pełni funkcja ich wersjonowania.

Zwiększenie dostępności dokumentów

PS REFERO pozwala określić końcową wersję dokumentu i dystrybuować ją do dedykowanej grupy osób, które pełnią określoną rolę w procesie. System pozwala również szybko wyszukać konkretne sprawy i dokumenty.

Większa kontrola nad procesem

PS REFERO  umożliwia kontrolę obsługi sprawy na każdym etapie, sprawdzenie jej statusu, udostępnienie informacji istotnych dla osób prowadzących sprawy oraz dla kierownictwa, zapis  historii operacji wykonywanych przez użytkowników w systemie.

Wygoda

Intuicyjny interfejs pozwala na łatwiejszą obsługę dokumentów. Dużym udogodnieniem jest tu integracja z MS Outlook i  MS Word.

Monitoring i raportowanie

PS REFERO umożliwia generowanie raportów przedstawiających status realizacji spraw oraz obciążenie pracowników. Osoba monitorująca sprawę posiada dostęp do dokumentu na każdym etapie jego procedowania.

Automatyzacja przy wykorzystaniu AI

PS REFERO pozwala wykorzystać możliwości text miningu do automatyzacji, w tym m.in. do  generowania streszczeń dokumentów i zaznaczania kluczowych fragmentów pism, generowania list zadań wraz z odbiorcami, sugerowania łączenia spraw, kategoryzacji spraw czy sprawdzania jakości odpowiedzi.

Możliwości PS REFERO

Możliwości PS REFERO

REJESTRACJA SPRAW

Sprawy mogą być zakładane na bazie pism papierowych, które po zeskanowaniu zostały umieszczone w dedykowanym folderze. Mogą zostać założone również z poziomu poczty Outlook lub dokumentu MS WORD.

PRZYPISANIE SPRAWY DO WŁAŚCICIELA

W PS REFERO osoby uprawnione dokonują dekretacji sprawy, czyli przekazują ją do odpowiednich działów lub specjalistów. Odbiorcy sprawy mogą przekazać ją dalej lub odrzucić ze wskazaniem powodów.

OBSŁUGA DOKUMENTU

 PS REFERO wspiera pracę użytkownika nad odpowiedzią. Ułatwia kompletowanie wymaganych informacji, w tym:

  • automatyczne uzupełnienie opisu,
  • dodanie notatek, kontaktów i podmiotów
  • określenie zadań (własnych i dla współpracowników),
  • zebranie dodatkowych opinii
  • przygotowanie i wersjonowanie propozycji odpowiedzi

NOTYFIKACJE

Przypisani do danej sprawy użytkownicy mogą otrzymywać mailowe powiadomienia o każdej zmianie statustu sprawy lub dokumentu.

PRZEKAZYWANIE SPRAW DO AKCEPTACJI

Przygotowany dokument jest przekazywany do zatwierdzenia przez odpowiednie osoby - akceptacja może mieć wiele poziomów i być każdorazowo definiowana na podstawie określonych warunków, może zostać dodatkowo potwierdzona podpisem elektronicznym. Istnieje też możliwość pominięcia akceptacji pod warunkiem określenia powodów.

ZASTĘPSTWA

System zapewnia możliwość ustawienia zastępstw i automatycznego przekazania zadań na czas nieobecności pracownika.

REJESTRACJA ODPOWIEDZI

Zaakceptowany dokument zostaje przygotowany do wysyłki i zapisany w odpowiednim folderze wraz z sygnaturą. Po podpisaniu zostaje wysłany do odbiorcy.

ZAMKNIĘCIE SPRAWY I ARCHIWIZACJA

Wszystkie zakończone sprawy trafiają do archiwum, gdzie mamy możliwość szybkiego odnalezienia poszukiwanej sprawy i dokumentu. 

Uprawniony użytkownik ma możliwość powtórnego otwarcia sprawy do dalszej analizy.

WYSZUKIWARKA

Zaawansowana wyszukiwarka pozwala skorzystać z tak różnorodnych kryteriów filtrowania jak data (lub zakres dat) wpływu, właścicile dokumentu, status, kategoria, sygnatura, kategoria czy nawet kod kreskowy.

Pozwala na szybkie odnalezienie spraw i dokumentów - zarówno tych zamkniętych, jak i aktualnych. 

DEFINIOWANIE USTAWIEŃ

Rozbudowany system słowników pozwala definiować między innymi: 

  • kategorie i typy spraw
  • szczegółowe statusy spraw 
  • priorytety spraw
  • klauzule, źródła i rozszerzenia  dokumentów
  • typy dokumentów, notatek, podmiotów, zadań
  • rezultaty zadań
  • relacje podmiotów.

STATYSTYKI I MONITORING

Oprócz możliwości monitorowania przebiegu pracy nad sprawą PS REFERO umożliwia też generowanie statystyk pokazujących obciążenie pracowników, statusy spraw, czy podział spraw według typu. 

Wsparcie klienta

Wsparcie klienta

 

support
wersja podstawowa

 

support
+ baza wiedzy

 

konsultanci

Support - wersja podstawowa

Ogólnodostępna, podstawowa wersja systemu pomocy umożliwia dostęp do dokumentacji technicznej, zadawanie pytań w systemie ticketowym i wyszukiwanie najpopularniejszych problemów „krok po kroku”.

Support + baza wiedzy

Rozszerzony dostęp do systemu supportu przeznaczony jest tylko dla aktywnych użytkowników oprogramowania PS i SPSS. Zawiera archiwum tekstów analitycznych z ekSPreSSu PREDICTIVE SOLUTIONS.

Konsultanci

Konsultanci dostępni są od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00 - 16:00

Zaufali nam

Zaufali nam

Kontakt

SZUKASZ ZAAWANSOWANYCH ROZWIĄZAŃ?

POZWLAJĄCYCH NA ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI, SPRAWAMI LIB PROCESAMI?

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania, skontaktuj się z nami w sprawie oferty.

Grzegorz Kamiński

Grzegorz Kamiński

Dyrektor Działu Sprzedaży

  +48 501 076 035

Napisz wiadomość

formularz kontaktowy

Interesują mnie: